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不動産管理会社、デベロッパー、投資顧問会社が抱える文書管理の課題を、安田倉庫が解決します。 集荷・保管・電子化・検索・配送・廃棄までワンストップで対応し、 業務効率化とコンプライアンス強化を実現します。
文書管理とは、企業が保有する契約書や図面、各種帳票などの文書を適切に保管し、必要なときに迅速に活用できる状態を維持することです。不動産業界では、売買契約書、賃貸借契約書、重要事項説明書、権利証、建築図面など、多種多様な文書を長期間保存する必要があります。 近年はコンプライアンスの強化や個人情報保護への対応に加え、DX推進の観点からも文書管理の重要性が高まっています。しかし、文書量の増加に伴い、保管場所の不足や検索性の低下、管理の属人化といった課題も顕在化しています。 文書管理の専門業者を活用することで、安全な保管だけでなく、電子化や検索性向上、保存期限管理まで効率的に実現することができます。
企業を取り巻く法規制や内部統制の強化により、適切な文書管理体制の構築が求められています。不動産業界では、物件情報や契約情報、個人情報など機密性の高い情報を取り扱う機会が多く、情報漏洩防止や保存義務への対応が重要です。また、迅速な意思決定や顧客対応を実現するためにも、必要な文書をすぐに検索・活用できる環境が不可欠となっています。 一方で、都心のオフィス賃料は高騰が続いており、オフィス内に文書を保管し続けることが難しくなっています。
不動産業界では、契約書や権利証、図面などの重要書類を長期にわたり管理する必要があります。その一方で、保管スペースの確保や検索性の向上、法令対応など、多くの企業が共通の課題を抱えています。
課題1
保管スペースの確保
課題2
文書管理の属人化や、 検索性の悪さ
課題3
法令対応の複雑さ
課題4
情報漏洩リスク
不動産会社では、物件数や管理戸数の増加に伴い、契約書類や管理帳票が継続的に増加します。加えて、建築図面や設備図面などA2サイズを超える大判資料も多く存在し、一般的な書棚では効率的な保管が困難です。 オフィス内で保管を続ける場合、本来業務に活用できるスペースが文書保管に占有されるだけでなく、書類の整理・管理にも多くの工数が発生します。結果として、オフィスコストの増加や業務効率低下につながるケースも少なくありません。
文書管理ルールが担当者任せになっている場合、人事異動や退職によって文書の所在が分からなくなることがあります。また、紙文書と電子データが混在していると、必要な資料を探し出すまでに多くの時間を要します。 物件ごとの契約関連資料や更新履歴を迅速に確認できない状況は、顧客対応や意思決定の遅れにつながります。適切な管理体制と検索環境の整備は、生産性向上に不可欠な要素です。
不動産業界では、宅地建物取引業法をはじめとする各種法令により、文書の保存義務が定められています。保存期間を正しく管理し、適切なタイミングで廃棄を行うことが求められます。 しかし、保有文書が増えるほど管理は複雑化し、不要文書の保管によるコスト増加や、本来保存すべき文書の誤廃棄といったリスクも高まります。
不動産関連文書には、権利関係情報や契約内容、顧客情報など、機密性の高い情報が数多く含まれています。 文書の紛失や誤廃棄、不正持ち出しなどが発生した場合、企業の信用失墜や損害賠償につながる可能性があります。そのため、保管環境や入退室管理、廃棄方法を含めたセキュリティ対策が重要です。
文書管理を専門業者へ委託することで、業務負荷の軽減だけでなく、コスト削減やコンプライアンス強化など多くのメリットを得ることができます。
社内で文書を保管するには、キャビネットや書庫を設置するためのスペースが必要です。専門倉庫へ移管することで、保管場所の拡張や設備投資を抑え、空いたスペースを執務エリアや商談スペースなどに有効活用できます。 保管文書が増え続けている、書庫がオフィスのスペースを圧迫しているといった課題の解消につながります。 ※東京都心の平均坪単価は2万円を超え、高額なエリアでは8万円を超える場合もあります。文書箱100箱で約１坪、ハイキャビネット8台で約１坪程度の設置スペースを要します。
文書を体系的に管理し、Webシステムと連携することで必要な文書を迅速に検索できます。業務効率向上と顧客対応のスピードアップにつながります。
保存期限管理や廃棄手続きを適切に運用することで、コンプライアンスリスクを低減します。保存年限を考慮した管理運用が可能です。
倉庫に預け入れることで文書へのアクセスを制限でき、書類の持ち出し・貸し出し等の履歴も記録されます。管理状況の可視化により、不正持ち出しや紛失、情報漏洩といったセキュリティリスクの低減につながります。
安田倉庫は100年以上にわたり培ってきた保管ノウハウを活かし、多くのお客様の文書管理を支援してきました。文書保管だけでなく、電子化、配送、情報抹消(廃棄)までワンストップで提供できることが大きな強みです。 また、当社独自のWeb在庫照会サービスを活用することで、保管文書の検索や出庫依頼も容易に行えます。不動産業界特有の大判図面や長期保存文書にも対応し、お客様の業務効率化をサポートします。金融機関との取引で培ったノウハウを活かし、厳格な文書管理が求められる投資顧問会社や信託銀行のお客様にも安心してご利用いただけます。
Service 01
文書保管
権利証、売買契約書、賃貸借契約書、重要事項説明書、図面など、不動産業界で発生する重要文書を専用の文書保管倉庫で安全にお預かりします。長期保存が必要な書類も適切な環境で管理し、オフィススペースの有効活用と文書管理の効率化を実現します。
Service 02
Web在庫管理
保管文書は当社独自のWEB在庫照会サービスからいつでも検索・確認が可能です。物件名や管理番号、保管箱単位などで文書を検索でき、必要な書類の出庫依頼もオンラインで完結。文書検索にかかる時間を削減し、業務のスピードアップに貢献します。
Service 03
電子化(スキャニング)
契約書や帳票はもちろん、A2サイズまでの建築図面や設備図面などの大判資料にも対応しています。紙文書を電子化することで、情報共有や検索性を向上させ、DX推進を支援します。保管文書との連携により、紙と電子の一元管理も可能です。
Service 04
集荷・配送
お客様のご要望に応じて、保管対象文書の集荷から必要時の配送まで対応します。定期集荷・スポット集荷のほか、急な書類の取り寄せにも柔軟に対応。文書管理業務に伴う移動や運搬の負担を軽減し、本来業務への集中をサポートします。
Service 05
情報抹消（廃棄）
保存期限を迎えた文書は、機密性を確保した適切な手順で廃棄します。契約情報や個人情報を含む重要文書も、情報漏洩リスクに配慮した溶解処理を実施。保存期限管理から廃棄証明書の発行まで、一貫した運用をサポートします。
Service 06
オフィス移転連動
オフィス移転や統廃合に伴う文書整理・仕分け・保管・廃棄をトータルで支援します。移転前の不要文書の削減から、保存が必要な文書の倉庫保管までワンストップで対応。移転作業の負荷軽減と移転後の効率的な文書管理体制の構築を実現します。
100年超
創業以来の物流実績
10拠点+
首都圏自社拠点
ISO
ISO27001取得済み
優良
トランクルーム認定 取得済み
創業100年超の運用実績を基盤に、首都圏で自社拠点10拠点を展開。文書保管拠点では、ISO27001取得の情報セキュリティ体制とトランクルーム認定取得の保管品質により、大切な文書を確実にお預かりします。
活用例
管理物件が増えるにつれ、賃貸借契約書、更新書類、解約精算書などの紙書類が社内に蓄積し、保管場所の確保や管理ルールの統一が課題になりがちです。文書保管サービスを活用することで、書類を一定のルールで集約し、必要なときに必要な書類へアクセスできる体制を整備。日常業務の確認作業をスムーズにします。
売買仲介では、重要事項説明書や売買契約書、本人確認書類など、取引ごとに保管すべき書類がまとまって発生します。文書保管サービスで案件単位の整理を進めることで、取引後の問い合わせや社内確認の際に「どこにあるか分からない」を減らし、探す時間を短縮。担当者の変更があっても引き継ぎやすい保管体制づくりに役立ちます。
テナント契約書や覚書、原状回復の合意書、工事関連の書類などは、ビルやテナントごとに増え続け、必要なときに揃わないと確認に時間がかかります。文書保管サービスを利用し、関連書類をまとめて管理することで、更新交渉や改修検討などのタイミングでも必要資料を探しやすく整理。運用の属人化を抑え、業務の安定化につなげます。 また、オフィス移転に伴う文書の整理・管理や、移転時のサポートにも対応可能です。
お問い合わせ
ヒアリング（現状の確認）
お見積り・ご提案
ご契約
文書集荷・保管開始
Webで在庫管理スタート
A. はい、可能です。保管体系を整備し、書類を1件単位で保管・管理いたします。また、PDFでの納品や原本のご返送にも対応可能です。
A. A2サイズを含む大判図面の保管に対応しています。お客様にて専用の段ボール箱をご用意いただければ、保管・管理が可能です。
A. 保存年限はお客様にて設定いただき、Webシステム上でいつでも確認・管理することが可能です。
A. はい。電子化(スキャニング)サービス単独でのご利用も可能です。
A. はい。機密文書の廃棄後に証明書を発行できます。
A. はい。弊社にはオフィス移転の専門チームがございます。移転作業はもちろん、移転に伴って発生する書類の保管・廃棄までトータルでサポートいたします。必要に応じて、移転後の文書管理体制の整備も支援いたします。
お見積り・ご相談は無料です
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営業部03-3452-7318平日9時～17時